Trzy z czterech polskich firm MŚP używa albo Microsoft 365, albo Google Workspace jako swojego głównego pakietu biurowego (badanie Gartner Polska 2025). Wybór między nimi to decyzja na 5–10 lat — bo migracja w drugą stronę kosztuje 20–80 zł/użytkownik plus 2–6 tygodni przerwy w pracy.
W tym artykule porównuję obie platformy w 2026 r. realistyczne dla MŚP polskich: ceny, funkcje, kiedy która lepsza, jak migrować.
Ceny w 2026 r. (Polska, plany biznesowe)
Microsoft 365
- Business Basic — 25 zł/użytkownik/mc — tylko webowe apps + Teams + 1TB OneDrive
- Business Standard — 50 zł/użytkownik/mc — desktop apps (Word, Excel, Outlook), Teams, OneDrive
- Business Premium — 95 zł/użytkownik/mc — Standard + Intune (MDM) + Defender + Azure AD P1 + szyfrowanie
Google Workspace
- Business Starter — 28 zł/użytkownik/mc — Gmail, Meet (100 osób), Drive 30GB
- Business Standard — 55 zł/użytkownik/mc — Drive 2TB, Meet recording, eDiscovery podstawowy
- Business Plus — 85 zł/użytkownik/mc — Drive 5TB, Vault, MDM zaawansowany, Meet 500 osób
Cenowo praktycznie tak samo. W Business Premium M365 wygrywa wartością (więcej w pakiecie). W podstawowych Workspace daje 30GB vs 1TB M365 — to dużo różnicy.
Kiedy wybrać Microsoft 365
- Pracujecie dużo z dokumentami Word/Excel — desktop apps z formatowaniem, makrami, dodatkami branżowymi
- Klienci wysyłają Wam .docx/.xlsx — kompatybilność 100% (Workspace ma 95% — drobne błędy formatowania)
- Macie Windows i Active Directory — integracja z Microsoftem od dekad
- Branża księgowość, prawo, finanse, produkcja — narzędzia branżowe (Symfonia, Optima, Comarch) integrują z M365
- Korzystacie z Teams — najlepszy dla rozmów 1-na-1 i webinarów
- Potrzebujecie offline — desktop apps z synchronizacją
Kiedy wybrać Google Workspace
- Pracujecie online, w przeglądarce — Docs/Sheets są stworzone do real-time collaboration (Office też ma, ale gorzej działa)
- Dużo spotkań wideo — Google Meet ma świetne AI (transkrypcje, podsumowania), działa lekko na słabym sprzęcie
- Macie Macbooki + Android — Workspace działa lepiej na Apple/Android niż M365
- Startup / młody zespół — Workspace jest prostszy, mniej „korpo”
- Branże kreatywne, marketing, IT, design — narzędzia Google Cloud + Apps Script integrują się świetnie
- Wszystko w cloud, nikt nie używa desktopa — Workspace = czyste rozwiązanie cloud
Funkcje specjalne — gdzie kto wygrywa
- Excel: M365 wygrywa zdecydowanie. Sheets jest dobry, ale do skomplikowanych modeli finansowych — Excel.
- Edycja real-time: Workspace wygrywa. Docs zostały zaprojektowane wokół tego.
- Spotkania wideo: Meet wygrywa AI’em (transkrypcje gratis, podsumowania w Business Standard). Teams gonni i jest lepszy do 1-na-1.
- Cloud storage: OneDrive vs Drive — funkcjonalnie podobnie, Drive ma lepsze udostępnianie zewnętrzne.
- Bezpieczeństwo: M365 Premium > Workspace Plus pod względem wbudowanych narzędzi (Defender, Intune).
- AI: Copilot dla M365 (~120 zł/użytkownik/mc dodatkowo) vs Gemini dla Workspace (w cenie wyższych planów). Obecnie Gemini lekko wygrywa pod kątem ceny+funkcji w 2026 r.
Migracja — kiedy i jak
Typowa firma 20 osób, migracja Workspace → M365 (lub odwrotnie):
- Przygotowanie i mapowanie kont: 2–3 dni
- Migracja maili: 1–3 dni (zależy od wolumenu)
- Migracja Drive/OneDrive: 1–5 dni
- Konfiguracja Teams/Meet, kalendarzy, urządzeń: 2–3 dni
- Szkolenie pracowników + okres przejściowy: 1–2 tygodnie
Całość: 2–6 tygodni. Koszt: 1500–4000 zł setup + 30–80 zł/użytkownik (zależy od ilości danych do migracji).
Co wybiera Solverte dla swoich klientów
Z naszych ostatnich 30 wdrożeń w Katowicach i GZM (2024–2025): 60% wybrało M365 (głównie księgowość, kancelarie prawne, produkcja), 40% Google Workspace (marketing, IT, startupy, e-commerce). Decyzja zawsze pod konkretną firmę — robimy konsultację 1h gratis, w której przedstawiamy rekomendację z uzasadnieniem.
Zobacz też nasz artykuł: Migracja Microsoft 365 — krok po kroku. Albo zadzwoń i pogadamy o Twojej firmie: +48 796 605 100.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Microsoft 365 czy Google Workspace dla małej firmy?
M365 dla firm pracujących z Office (Word, Excel), oprogramowaniem branżowym (Symfonia, Optima), w Windows. Workspace dla startupów, marketing/IT/design, młodszych zespołów, dużo wideo i real-time collaboration. Cenowo praktycznie tak samo.
Ile kosztuje Microsoft 365 Business Premium w 2026?
Microsoft 365 Business Premium to 95 zł/użytkownik/miesiąc w Polsce 2026. Zawiera desktop apps, Teams, OneDrive, Intune (MDM), Defender, Azure AD Premium P1, szyfrowanie.
Czy migracja z M365 do Workspace (lub odwrotnie) jest trudna?
Dla firmy 20 osób trwa 2-6 tygodni. Etapy: planowanie (2-3 dni), migracja maili (1-3 dni), migracja Drive/OneDrive (1-5 dni), konfiguracja Teams/Meet (2-3 dni), szkolenie zespołu (1-2 tygodnie). Koszt 1500-4000 zł setup + 30-80 zł/użytkownik.
Czy Microsoft 365 ma wbudowany backup?
Nie. Microsoft NIE robi backupu Twoich danych — pokrywa tylko dostępność. Jeśli pracownik usunie plik i opróżni kosz, dane są utracone po 30-93 dniach. Koniecznie używaj zewnętrznego backup (Veeam, Acronis, Synology) — 8-20 zł/użytkownik/mc.