IT dla biura rachunkowego — KSeF od lutego, RODO codziennie, terminy zawsze
Twoje biuro obsługuje 30 do 200 klientów. Każdy oczekuje, że deklaracje pójdą w terminie, faktury wystawicie szybko, a ich dane nie wyciekną. Twoje IT ma to wszystko ogarniać — najlepiej w tle.
Pracuję z 12 biurami rachunkowymi w GZM — od jednoosobowych po 20-osobowe. Wzór się powtarza: szefowa biura zna każdego klienta po imieniu i rozumie ich biznes lepiej niż oni sami. Ale IT? IT to jest „znajomy informatyk, co miał ostatnio czas w marcu”. I do listopada, gdy KSeF zaczyna pytać o tokeny, działa.
KSeF — pierwszy temat, z którym do nas dzwonicie
Od 1 lutego 2026 KSeF jest obowiązkowy. To znaczy, że Twoja Symfonia/Optima/Wapro/Comarch musi wysyłać faktury klientów do Ministerstwa Finansów. Brzmi technicznie — w praktyce zwykle wystarczy weekend pracy na biuro 5-10 osób.
Co robimy: bierzemy testowy token KSeF, w piątek wieczorem podpinamy Twój program księgowy, wystawiamy 3 testowe faktury, sprawdzamy czy idą, naprawiamy to, co nie idzie. W poniedziałek rano działacie normalnie. Robione u 8 biur w 2025 — żadna nie miała opóźnienia we wdrożeniu.
Drugi temat — bezpieczeństwo danych klientów
Biura rachunkowe są naturalnym celem ataków. Wiesz dlaczego: macie pełne dane finansowe X firm na jednym serwerze. Dla cyberprzestępcy to jest „jeden phishing = X firm w portfelu”.
Kancelaria w Katowicach (która jest naszą klientką) dostała kilka miesięcy temu sprytny phishing — fake CEO „pilnie potrzebuję raportu spłat z marca”. Asystentka kliknęła. Bez MFA byliby w czarnej d… My zauważyliśmy nietypowe logowanie z Rumunii w 4 minuty (Microsoft 365 alert), zablokowaliśmy konto. Klient nie wie o incydencie, bo nigdy nic nie wyciekło.
To są rzeczy, których nie zrobisz „przy okazji”. Trzeba mieć skonfigurowane MFA, alerty, polityki, plan reakcji. U nas to jest standard pakietu, nie dodatek.
Trzeci temat — RODO, ale realnie
Mam takie przeczucie, że jak ktoś Ci proponował RODO compliance, to skończyło się 50-stronicowym dokumentem, którego nikt nie czyta. Nasze podejście: cztery rzeczy, które naprawdę robią różnicę.
Po pierwsze — backup szyfrowany, w innej lokalizacji. Bo jak zgubisz laptop z bazą klientów, to UODO będzie chciało wiedzieć, kto miał do niej dostęp. Po drugie — MFA wszędzie. Po trzecie — szkolenie zespołu z phishingu raz na pół roku (jedno popołudnie). Po czwarte — rejestr czynności przetwarzania, prosty, sensowny, w Excelu jak chcesz.
Jak to wygląda u nas
Większość biur, z którymi pracujemy, ma pakiet STANDARD (2490 zł/mc) — to obejmuje helpdesk 5 dni w tygodniu, M365 Business, backup, podstawowy monitoring. Te większe (15+ osób) idą na PRO (5990 zł/mc) — z 24/7 i szybszym SLA.
Wszystkie pakiety mają w cenie audyt KSeF i RODO raz w roku. Nie dolicza się, nie negocjuje. Cennik jest na stronie, w PDF, do pobrania.
30 minut o KSeF i Twoim biurze
Powiem Ci, jak wygląda u biur o podobnej wielkości. Bez slajdów, bez „mamy specjalną ofertę”. Krótka rozmowa, czy to dla Was sens.
Solverte Sp. z o.o., Al. Krzywoustego 4/1, 40-870 Katowice. NIP 6343006519, KRS 0000951288.