KSeF w skrócie — co to i kogo obowiązuje?
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów. Od 1 stycznia 2026 obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT. Fakturę wystawisz nie w pdf, ale wgrywasz do KSeF, który nadaje numer i potwierdza odbiór.
Bez konfiguracji w oprogramowaniu księgowym — nie wystawisz faktury, nie zarobisz.
Co musisz mieć?
- Certyfikat kwalifikowany (Szafir, EuroCert) lub token autoryzacyjny KSeF z e-Urzędu Skarbowego
- Aktualną wersję oprogramowania obsługującą KSeF API (od mid-2025)
- Skonfigurowane wystawianie i opcjonalnie pobieranie e-faktur
Konfiguracja w Comarch Optima
1. Aktywacja modułu KSeF
System → Konfiguracja → Faktury → KSeF. Włącz „Wysyłaj faktury do KSeF” i wybierz „Środowisko produkcyjne” (po testach).
2. Konfiguracja certyfikatu
Wczytaj plik .p12 lub .pfx certyfikatu. Wpisz hasło. Optima zapamiętuje certyfikat w bazie zaszyfrowany.
3. Test wystawienia faktury
Środowisko testowe KSeF: kseftest.mf.gov.pl. Wystawiasz fakturę → status powinien być „Zaakceptowana”.
4. Switch na produkcję
Po teście: zmiana środowiska na produkcyjne (api.ksef.mf.gov.pl). Każda kolejna faktura idzie w środowisko produkcyjne.
Konfiguracja w Symfonii
Podobna jak w Optimie, ale Symfonia ma dedykowany moduł „Symfonia KSeF”. Aktywacja licencji → konfiguracja certyfikatu → mapowanie pól.
Uwaga: Symfonia wymaga moduł e-fakturowania kupiony osobno (nie ma w bazowej FK).
Wapro i enova365
Wapro Mag/Fakir/B2B: aktualizacja do wersji 2025.5 lub wyższej + moduł e-faktura. Enova365: Konfiguracja → Faktury → eFaktura → KSeF. Konfiguracja certyfikatu działa identycznie.
Co jeśli system stary i nie obsługuje?
Trzy opcje:
- Aktualizacja oprogramowania — najczęściej możliwe po dokupie subskrypcji.
- Migracja na nowszy system — Symfonia → Optima, Optima starsza → nowsza.
- Aplikacja Podatnika KSeF — darmowa od MF, ale przy 50+ fakturach miesięcznie nieużywalna.
Najczęstsze błędy konfiguracji
„Certyfikat nieważny” — wygasł lub jest dla innej firmy. Sprawdź datę i NIP w certyfikacie.
„Brak uprawnień” — token z e-Urzędu wystawiony dla innej osoby. Wystaw nowy dla pracownika obsługującego księgowość.
„Faktura odrzucona” — błędny format. Sprawdź długość NIP, format dat (YYYY-MM-DD), kody walut.
Ile to kosztuje?
Konfiguracja KSeF w pojedynczym oprogramowaniu (z testami): 490-990 zł netto. Dla biura rachunkowego z 5+ programami klientów: pakiet od 2490 zł.