Outsourcing IT w GZM — przewodnik dla MŚP, który powinieneś przeczytać przed pierwszą rozmową

Prowadzę firmę outsourcingową IT w Katowicach 5 lat. Przeprowadziłem dziesiątki rozmów handlowych z właścicielami firm 5-100 osób w GZM. Niektórzy zostali klientami. Inni wybrali kogoś innego. Trzecia grupa zatrudniła informatyka na etat. Czwarta — odpuściła i nadal pracuje z „kolegą informatykiem”.

I to jest OK — każdy ma swój kontekst. Ten artykuł nie ma Ci sprzedać outsourcingu. Ma Ci pomóc zdecydować, czy ma sens dla Twojej firmy, a jeśli tak — na co zwracać uwagę przy wyborze.

Kiedy outsourcing IT ma sens — i kiedy nie

Outsourcing IT MA sens, jeśli: firma 5-100 osób, IT nie jest core business, masz dość prowadzenia rejestru „komu się popsuł komputer”, zarząd chce przewidywalności budżetu, masz powtarzające się problemy z bezpieczeństwem.

Outsourcing IT NIE ma sensu, jeśli: jesteś firmą technologiczną (developerzy, SaaS), masz już zespół IT 3+ osób, Twoje IT to przewaga konkurencyjna (np. własny ERP, własny soft), oczekujesz „tylko czasem coś naprawić” (wtedy taniej zatrudnić godzinowo).

Ile to powinno kosztować — realne ceny w GZM 2026

Mówię swoje (Solverte), ale rynkowe są bardzo podobne — sprawdziłem.

Firma 5-15 osób: 1190-1990 zł/mc. Pakiet podstawowy: helpdesk, M365 Business, podstawowy backup, antywirus. Cokolwiek poniżej 800 zł/mc — uważaj, raczej nie spełnia podstawowych standardów.

Firma 15-40 osób: 2490-4990 zł/mc. Plus: monitoring, MFA, dokumentacja, audyt raz w roku, plan reakcji na incydent.

Firma 40-100 osób: 5990-12000 zł/mc. Plus: dedykowany inżynier, on-call 24/7, projektowe wdrożenia (M365, AD, Azure), pełne compliance (RODO/NIS2/KSeF).

Firma 100+ osób: indywidualnie, ale 12-30 tys./mc. Tu już rozmawiamy o partnerstwie z dostawcą, nie zakupie usługi.

Pułapki, na które uważać

Brak cennika na stronie. Jak ktoś nie ma — najczęściej wycenia osobno dla każdego klienta. To zwykle gorzej dla Was, lepiej dla nich. „Cennik na zapytanie” to nie luksusowa usługa, to czerwona flaga.

„Mamy Wszystkie certyfikaty” bez konkretów. Co dokładnie? Microsoft Partner ma wszystko miałkie. Microsoft Solutions Partner z konkretną specjalizacją to coś. ISO 27001? Spytaj o numer i sprawdź w bazie.

Brak SLA w umowie. Albo SLA tak ogólne, że nie da się go egzekwować. „Reagujemy szybko” to nie SLA. „Reakcja na zgłoszenie krytyczne w 30 minut” — to SLA.

Hasła i konfiguracje tylko u dostawcy. Klasyk. Jak chcesz odejść do innego dostawcy, robisz tydzień „archeologii”. W umowie sprawdzaj, gdzie są przechowywane dostępy. Powinny być w Twoim password managerze.

Co zrobić w pierwszej rozmowie

Pytaj o konkretnego klienta o podobnej wielkości — najlepiej, żeby dostawca podał nazwę (z ich zgodą). Spytaj, ile było zgłoszeń ostatnio, jakie SLA dotrzymane.

Pytaj o przykład incydentu. Każdy poważny dostawca miał kiedyś trudną sytuację. Sposób, w jaki o tym opowiada, mówi więcej niż 10 slajdów o „kompleksowych rozwiązaniach”.

Pytaj o zespół. Kim są ludzie, którzy będą obsługiwać Twoją firmę. Jaką mają wiedzę. Czy mają certyfikaty. Czy są dostępni 24/7, czy tylko w godzinach.

Nie pytaj o cenę za pierwszą rozmową. Najpierw zbadajcie, czy w ogóle jest sens. Cenę dasz wycenić na podstawie konkretnego zakresu — nie „chcemy outsourcing IT”.

Jak my (Solverte) byśmy zaczęli

Pierwsze — bezpłatna 30-minutowa konsultacja. Bez prezentacji. Pytam Cię o firmę, sytuację, co Cię boli, jaki masz aktualnie setup. Wychodzę z 3 rekomendacjami, niezależnie od tego, czy zostajemy się dogadać.

Drugie — jeżeli pasujemy, robimy audyt (najczęściej w cenie, 1-2 dni). Z konkretnym raportem: co działa, co nie działa, co jest ryzykiem.

Trzecie — proponujemy pakiet z konkretną listą tego, co dla Was robimy. Cenę widzisz w kosztorysie, nie negocjujesz. Jeśli się nie zgadza — wracamy do listy, nie cięcia ceny.

Solverte Sp. z o.o., Al. Krzywoustego 4/1, 40-870 Katowice. NIP 6343006519, KRS 0000951288.